Oleh : Nia Rachmawati *)
Mahasiswa Program Bina Bersama Komunitas (BBK) Universitas Airlangga menggelar Sosialisasi dan Workshop Arsip Vital Keluarga di Desa Ngentrong, Kecamatan Campurdarat, Kabupaten Tulungagung, pada Minggu ke-5 Agustus 2026.
Kegiatan ini menyasar masyarakat di wilayah yang rawan bencana, khususnya banjir. Tujuannya agar warga tidak hanya memahami pentingnya arsip, tetapi juga mampu menyimpannya dengan cara sederhana dan aman.
Kehilangan dokumen seperti kartu keluarga, akta kelahiran, ijazah, dan sertifikat sering menimbulkan persoalan panjang saat dibutuhkan. Berangkat dari kondisi tersebut, sekitar 70 warga mengikuti kegiatan ini. Peserta terdiri atas anggota PKK, perwakilan RT/RW, perangkat desa, serta kepala sekolah dan guru TK Utama II Desa Ngentrong.
Keterlibatan berbagai unsur masyarakat dilakukan karena pengelolaan arsip bukan hanya tanggung jawab satu pihak. Arsip merupakan kebutuhan bersama, baik di tingkat keluarga maupun kelembagaan.
SOP Pengelolaan Arsip Disahkan
Salah satu momen penting dalam kegiatan ini adalah pengesahan Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan arsip keluarga. SOP tersebut disusun oleh tim mahasiswa BBK bersama dosen dari Universitas Airlangga.
SOP ini diharapkan menjadi pedoman yang jelas dan mudah diterapkan warga dalam merawat dokumen penting.
Setelah pengesahan, kegiatan dilanjutkan dengan sosialisasi mengenai pengertian arsip, alasan arsip perlu disimpan dengan baik, serta risiko yang muncul jika arsip hilang atau rusak. Peserta juga diperkenalkan dengan isi SOP dan cara menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari.
Praktik Langsung di Workshop
Suasana menjadi lebih interaktif saat sesi workshop. Peserta diajak membedakan arsip berdasarkan frekuensi penggunaannya. Arsip yang masih sering digunakan disebut arsip dinamis. Sementara itu, arsip yang jarang digunakan tetapi memiliki nilai penting tetap harus dilindungi dan disimpan dengan tepat.
Peserta kemudian mempraktikkan cara mengelompokkan dan mengurutkan dokumen. Dengan pengelompokan ini, dokumen yang sering dibutuhkan lebih mudah ditemukan, sedangkan dokumen penting yang jarang dipakai tetap tersimpan aman. Yang menarik, warga juga dikenalkan cara penyimpanan praktis sesuai kondisi desa. Dokumen dapat dikelompokkan dalam map atau folder antiair agar lebih aman saat terjadi banjir. Cara sederhana ini diharapkan menjadi langkah awal keluarga dalam melindungi dokumen tanpa harus menggunakan metode yang rumit atau mahal.
Membangun Kesiapsiagaan Desa
Kegiatan ini tidak hanya berhenti pada sosialisasi. Mahasiswa BBK berupaya menjembatani ilmu kearsipan dengan kebutuhan nyata masyarakat Desa Ngentrong. Dengan memahami arsip dan mempraktikkan penyimpanannya, warga diharapkan lebih siap menghadapi kemungkinan kehilangan atau kerusakan dokumen akibat bencana.
“Menjaga arsip bukan hanya tentang menyimpan selembar kertas. Di dalamnya ada identitas, hak, riwayat, dan bukti penting kehidupan seseorang maupun keluarga,” demikian disampaikan dalam kegiatan tersebut.
Melalui kegiatan puncak BBK ini, Desa Ngentrong diharapkan memiliki kesadaran baru dan kebiasaan menjaga dokumen penting keluarga dan kelembagaan. Arsip yang aman menjadi langkah kecil untuk membangun masyarakat yang lebih siap, tangguh, dan inklusif dalam menghadapi risiko bencana.
*) Penulis: Nia Rachmawati, Mahasiswa Prodi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga.
