Tulungagung, Majalahfakta.id – Banjir tidak hanya mengancam rumah dan harta benda, tetapi juga dokumen penting masyarakat, seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), akta kelahiran, buku nikah, ijazah, sertifikat tanah, hingga dokumen kesehatan. Kerusakan atau kehilangan dokumen tersebut dapat menyulitkan masyarakat saat mengakses layanan administrasi maupun membuktikan hak-haknya.
Persoalan itu menjadi perhatian tim Universitas Airlangga (UNAIR) melalui penelitian berjudul “Model Sistem Pengarsipan Inklusif untuk Masyarakat Rentan” yang dipimpin oleh Dr. Dyah Puspitasari Srirahayu, S.Kom., M.Hum. Penelitian ini dilaksanakan bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sebagai mitra strategis.
Pada 14-19 Juli 2026, tim melakukan observasi dan wawancara di Desa Ngentrong, Kecamatan Campurdarat, Kabupaten Tulungagung, untuk memetakan cara masyarakat menyimpan dan melindungi dokumen penting di wilayah yang memiliki risiko banjir.
Tim menggali informasi dari masyarakat, ketua Rukun Tetangga (RT) dan Rukun Warga (RW), serta perangkat desa. Mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital UNAIR juga terlibat dalam kegiatan lapangan tersebut.
Hasil pengamatan menunjukkan bahwa masyarakat telah memiliki cara sederhana untuk melindungi arsip. Dokumen penting seperti KTP, KK, akta kelahiran, sertifikat tanah, ijazah, BPJS/KIS, Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB), dan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) umumnya dipisahkan dari dokumen lain agar mudah ditemukan.
Sebagian warga juga menyimpan dokumen di dalam map atau plastik pelindung, kemudian meletakkannya di bagian atas lemari untuk mengurangi risiko terkena air saat banjir.
Namun, perlindungan tersebut masih didominasi penyimpanan secara fisik. Sebagian besar masyarakat belum memiliki salinan digital dari dokumen penting yang mereka miliki. Telepon genggam pun masih lebih banyak digunakan untuk kebutuhan komunikasi sehari-hari.
“Model pengarsipan yang inklusif harus berangkat dari kondisi nyata masyarakat. Kita perlu memahami bagaimana masyarakat menyimpan dokumennya, kemampuan mereka menggunakan teknologi, hingga risiko bencana yang mereka hadapi. Dari situ, sistem yang mudah digunakan dan benar-benar sesuai kebutuhan masyarakat dapat dikembangkan,” ujar Dyah.
Temuan di Ngentrong menjadi dasar untuk mengembangkan sistem pengarsipan yang tidak hanya aman, tetapi juga mudah digunakan oleh masyarakat dengan kemampuan digital dan akses teknologi yang beragam.
Tim juga berdiskusi dengan perangkat Desa Ngentrong mengenai penanganan dokumen ketika terjadi bencana. Konsultasi dengan Sekretaris Desa dilakukan untuk menyusun rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) perlindungan arsip masyarakat saat banjir sebelum memasuki tahap uji coba.
Kolaborasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur diharapkan dapat memperkuat penerapan hasil penelitian agar tidak berhenti sebagai model akademik, tetapi dapat menjadi rujukan dalam perlindungan arsip masyarakat di wilayah rawan bencana.
Melalui sinergi antara UNAIR, pemerintah daerah, pemerintah desa, masyarakat, dan mahasiswa, model yang dikembangkan diharapkan dapat diterapkan tidak hanya di Desa Ngentrong, tetapi juga di wilayah lain dengan karakteristik serupa.
Penelitian ini didanai oleh Direktorat Hilirisasi dan Kemitraan (DHK), Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi (Kemdiktisaintek) melalui Program Hilirisasi Riset Prioritas Skema SINERGI Tahun 2026, berdasarkan Kontrak Nomor 1207/B/UN3.DRI/PT.01.03/2026.
(Mud/F.1015)
