Tulungagung, majalahfakta.id – Dokumen kependudukan seperti Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, hingga Surat Kematian seringkali dianggap sekadar lembaran kertas formal. Padahal, di balik kelengkapannya tersimpan jaminan hak-hak keperdataan serta akses terhadap bantuan sosial dasar bagi warga masyarakat.
Selama pelaksanaan program Belajar Bersama Komunitas (BBK) yang dilaksanakan oleh Mahasiswa Fakultas Vokasi UNAIR, Jurusan Kearsipan dan Informasi Digital di Desa Ngentrong, Kecamatan Campurdarat, Kabupaten Tulungagung, pada bulan Agustus 2026, persoalan kearsipan keluarga menjadi salah satu fokus utama perbaikan. Banyak keluarga, khususnya dari kelompok rentan, menghadapi hambatan administratif saat hendak mengakses layanan publik. Mulai dari ejaan nama yang tidak seragam antardokumen hingga penataan arsip fisik yang rentan rusak atau hilang.
Mengurai Problematika Arsip di Tingkat Tapak
Memasuki minggu kedua pelaksanaan BBK, kegiatan lapangan difokuskan pada observasi mendalam serta wawancara langsung bersama warga dan pengurus lingkungan di tingkat RT dan RW. Melalui pendekatan berbasis komunitas, mahasiswa UNAIR mendata tingkat kesadaran kearsipan serta mengidentifikasi kelengkapan dokumen vital milik warga.
“Sasaran pendataan meliputi 20 Kartu Keluarga, cakupan 7 RW dan 7 RT, serta 6 orang perangkat desa. Target utamanya adalah masyarakat rentan,” jelas Dr. Dyah Puspitasari Srirahayu, S.Kom., M.Hum., Dosen dan Peneliti Fakultas Vokasi Universitas Airlangga, Senin (31/8/2026).
Dari hasil observasi, ditemukan beberapa kendala krusial, antara lain ketidaksesuaian data identitas pada Kartu Keluarga (KK) dengan dokumen pendukung lainnya. Ketidaksesuaian ini berpotensi menghambat masyarakat dalam mendapatkan hak-hak dasar, seperti bantuan pemerintah maupun pengurusan jaminan kesehatan.
Untuk memperkuat hubungan dengan masyarakat, mahasiswa UNAIR juga aktif mengikuti kegiatan kemasyarakatan. Salah satunya menghadiri pertemuan ibu-ibu PKK di Balai Desa Ngentrong. Pendekatan sosial ini menjadi jembatan untuk membangun komunikasi yang lebih erat dengan warga sekaligus mendengarkan secara langsung aspirasi, permasalahan, dan kebutuhan masyarakat terkait pelayanan publik dan pengelolaan dokumen kependudukan.
Dari interaksi tersebut, mahasiswa menemukan bahwa permasalahan administrasi yang tampak sederhana ternyata berdampak nyata dalam kehidupan warga. Kesalahan kecil pada identitas, seperti perbedaan satu huruf pada nama atau ketidaksesuaian tanggal lahir, seringkali menjadi hambatan dalam proses verifikasi administrasi.
Hal ini diungkapkan dalam catatan lapangan:
“Seringkali perbedaan satu huruf pada ejaan nama atau tanggal lahir membuat warga kesulitan saat mengurus Bantuan Langsung Tunai (BLT) atau pelayanan kependudukan lainnya. Pendampingan yang teliti di tingkat balai desa menjadi kunci penyelesaian masalah ini,” jelasnya.
Aksi Nyata: Dari Piket Pelayanan hingga Pembaruan Berkas
Menanggapi temuan tersebut, mahasiswa tidak hanya berhenti pada tahap pengumpulan data. Mereka turut berkontribusi aktif dalam operasional harian Balai Desa Ngentrong melalui sistem piket pelayanan publik. Mahasiswa UNAIR mendampingi warga dalam proses verifikasi dan validasi berkas kependudukan.
Beberapa tindakan konkret yang telah dilaksanakan meliputi pembaruan elemen data Kartu Keluarga, perbaikan ejaan nama, hingga pembenahan formulir pendaftaran penduduk. Selain itu, mahasiswa juga membantu kelancaran prosedur administrasi penyaluran Bantuan Langsung Tunai Dana Desa (BLT-DD) agar tepat sasaran dan akuntabel.
Melalui kolaborasi antara mahasiswa dan masyarakat Desa Ngentrong, penataan arsip keluarga bukan hanya sekadar kegiatan administratif. Ini merupakan langkah nyata dalam memperkuat perlindungan hak keperdataan masyarakat. Dengan tumbuhnya kesadaran akan pentingnya dokumen kependudukan yang tertib, diharapkan setiap warga memiliki akses yang lebih mudah terhadap berbagai layanan publik. (Mud/F.1015)
