PEMERINTAH Kabupaten Hulu Sungai Utara (HSU), Provinsi Kalimantan Selatan (Kalsel), melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) dan dibantu Inspektorat akan mengaudit penggunaan alokasi dana desa lewat kearsipan. Untuk itu kepala desa beserta aparaturnya hingga ketua RT diharapkan tidak memandang sebelah mata terhadap persoalan kearsipan yang selama ini kurang diakomodir dalam penggunaan alokasi dana desa tersebut.
Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
H Abdul Wahid HK mengajak seluruh masyarakat Kabupaten HSU untuk membangun kesadaran tentang pentingnya mengelola arsip secara tertib. “Membangun kesadaran untuk mengelola arsip cukup penting, tak hanya bagi organisasi tetapi juga dalam birokrasi pemerintahan. Tak hanya itu, pentingnya arsip belum dirasakan sepenuhnya oleh masyarakat,” ujar bupati yang dua periode memimpin kabupaten yang memiliki warga religius ini.
Pentingnya peranan kearsipan yang belum dilihat ini, ungkap H Abdul Wahid, menyebabkan seakan-akan arsip menjadi sebuah karya dunia yang dipinggirkan oleh masyarakat dan juga oleh organisasi.
Padahal, tambah Wahid, dengan pengelolaan arsip yang tertib melalui penyimpanan dan kemudahan akses informasi merupakan bukti akuntabilitas sekaligus bentuk pertanggungjawaban instansi/lembaga dalam penyelengaraan negara.
Adanya akuntabilitas sebagai area perubahan dalam penyelenggaraan pemerintah daerah diharapkan mewujudkan birokrasi yang bersih, birokrasi yang efektif dan efisien, serta birokrasi yang melayani dan berkualitas. “Itu sejalan dengan agenda reformasi birokrasi di mana salah satu instrumen yang kita gunakan adalah akuntabilitas,” ucap H Abdul Wahid.
Untuk mewujudkan tertib arsip itu diperlukan sumber daya manusia (SDM) yang mumpuni. Tetapi tak perlu risau. Dispersip Kabupaten HSU siap memberikan pelatihan bagi tenaga kearsipan, baik untuk SKPD atau aparat desa. Dengan pelatihan-pelatihan yang diberikan itu, diharapkan kepala desa beserta aparat dan ketua RT akan mampu mengolah dan memelihara arsip-arsip yang dimilikinya. Satu hal yang tak dapat disanggah, hanya lembaga yang memiliki sistem kearsipan yang baik saja yang mampu memberikan layanan baik dan cepat kepada masyarakat.
Bagitu pentingnya pengelolaan kearsipan ini, Bupati HSU, H Abdul Wahid HK, meminta agar Dispersip dan satuan kerja perangkat daerah (SKPD) lainnya dapat saling membantu memberikan bimbingan kearsipan bagi aparat desa dalam mengelola dana desa. Sehingga para aparat desa dapat mengetahui bagaimana caranya mengelola surat-surat yang keluar maupun masuk. “Jika aparat desa sudah mengetahui pengelolaan kearsipan, mereka dapat terhindar dari persoalan hukum dalam hal penggunaan dana desa,” ujar Wahid.
Karena jika para kepala desa beserta aparat dan ketua RT lalai dalam mengarsipkan surat-surat yang terkait dengan penggunaan alokasi dana desa maka mereka akan menerima sanksi. “Sanksinya bisa berupa pemotongan tunjangan hingga sanksi pidana jika sampai merusak arsip,” ujar Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Dispersip HSU, Karyanadi, di Amuntai.
Dikatakan, sosialisasi kearsipan sudah sering disampaikan kepada aparat desa, namun masih banyak yang mengabaikan dengan tidak mengalokasikan anggaran untuk pengadaan sarana kearsipan dalam APBDes.
Seiring kebijakan pengawasan dan audit terhadap arsip desa, maka pengelolaan kearsipan di desa mulai mendapat perhatian. “Pernah ada kepala desa yang protes karena melengkapi arsip untuk menerima honor Rp 500 ribu, padahal jangankan Rp 500 ribu, satu rupiah pun harus ada pertanggungjawabannya, karena yang digunakan adalah uang negara,” jelas Karyanadi saat memberikan sosialisasi di Desa Murung Asam.
Sosialisasi dan Bimtek Tertib Kearsipan yang diberikan kepada aparat desa antara lain tata cara membuat surat keluar, menyimpan arsip surat, penomoran surat, dan lainnya. Bahkan untuk ketua RT disarankan membuat arsip surat dalam setiap kegiatan sebagai bukti telah melaksanakan tugas.
Hingga saat ini sudah 40 desa yang diberikan sosialisasi dan bimtek tata cara pengelolaan kearsipan, masih ada 60 desa yang harus diselesaikan pada tahun 2019 ini. Sedangkan target di 2020 lebih banyak lagi, yakni 114 desa.
Sedangkan terhadap tertib pengelolaan arsip di SKPD dan kecamatan sudah mulai dilakukan audit mulai tahun ini, sehingga dengan jumlah petugas yang cukup terbatas di Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan di Dispersip HSU, Karyanadi bersama dua Kepala Seksi bekerja ekstra keras membagi waktu kegiatan.
Karyanadi berharap pimpinan SKPD benar-benar mengelola kearsipan dengan benar dan tertib, karena bupati bisa saja memberikan sanksi berupa mutasi bagi pimpinan SKPD yang mendapat ‘rapor merah’ dari hasil audit kearsipannya.
Bahkan, seperti yang dilakukan Gubernur Kalsel, Sahbirin Noor, pimpinan SKPD yang jelek pengelolaan kearsipannya disematkan selendang hitam saat apel dan dipublikasikan ke masyarakat.
Karyanadi kembali mengingatkan pentingnya pengelolaan kearsipan dalam rangka memudahkan pertanggungjawaban anggaran. Selain itu tertib administrasi dan kearsipan juga memudahkan kinerja pemerintah daerah. (Tim)
